멘토님 안녕하세요. 쇼핑몰 총무직 서류전형을 합격하여 면접을 준비 중인 취준생입니다.

총무직에 관한 기본적인 직무 내용은 알고 있으나, 현직자를 통해 좀 더 디테일한 직무 관련 정보를 얻고자 이렇게 질문드려요.

©Mailchimp

산업은 다르더라도 총무직에게 요구되는 가장 핵심적인 역량이나 실무진으로서 총무직은 어떠한 마인드를 가지고 업무에 임해야 하는지 등에 대해 조금이나마 팁 혹은 조언을 주실 수 있을까요? 면접을 앞두고 있어 작은 정보라도 큰 도움이 될 것 같습니다.

채용공고에 나와 있는 총무직 담당업무는 다음과 같습니다.

· 건물 용역 계약 관리 및 운영

· 구매(렌탈) 자산 관리

· 주차장 운영 및 수익 관리

· 위생, 방역 관리 및 민원 응대

안녕하세요. 문의 주셔서 감사드려요. 제 경험을 되짚어보면서 몇 가지 말씀 드릴게요. 

총무에게도 서비스 정신이 필요합니다

총무는 직원들이 업무를 수행하기 위해 가장 기본적으로 필요한 것들을 지원하는 부서입니다. 때문에 직원들이 더 원활하게 업무를 수행할 수 있도록 필요한 부분을 빠르게 지원할 수 있는 서비스 정신이 필수라고 생각합니다. 여러 분야를 두루 살피고, 어떻게  하면 직원들이 더 편하게, 효율적으로 일을 할 수 있을지 계속 고민해야 합니다. 이게 총무의 기본 마인드셋이죠. 

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총무 직무, 때론 단호해야 합니다

회사의 자산을 다루는 일인 만큼 명확한 기준을 세워서 관리해야 합니다. 간혹 직원들이 무리한 요청을 하는 경우가 있습니다. 이때 미리 세워둔 명확한 기준을 가지고 안내해야 합니다. 예외적인 상황에서는 개별적으로 예외사항을 두는 것이 아닌 상황에 맞춰 규정과 프로세스를 변경할 수 있는 유연함도 필요합니다.

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다양한 자산들에 대한 지식이 필요해요

총무직에도 전문지식이 필요합니다. 각 자산들에 대한 다양한 지식들이 요구되는 경우가 많습니다. 예를 들어 말씀드리자면

부동산 자산을 다룰 때는 부동산 계약, 부동산 관련 법률, 인테리어 관련 지식 등이 필요하고 차량 관련해서는 소득세 관련 법률, 차량 관리 방법 등이 필요하지요. 소프트웨어 쪽으로는 소프트웨어 관련 회사별 약관, 디지털 자산 관련 법률 등이 필요하고, PC의 경우 PC 관리 방법, PC 지급 및 보급기준이 있어야 합니다. 여기에 더하여 재무/회계 관련한 지식을 추가한다면 더욱 체계적으로 자산관리 및 운영이 가능한 담당자가 될 수 있을 것이라 생각합니다.

너무 많이 적으면 면접 준비하시는데 오히려 혼선이 오실 듯하여 제가 생각하는 핵심 내용을 중심으로 세 가지를 적어보았습니다.

면접은 무엇보다 자신감입니다. 스스로에 확신을 가지고 편안한 마음으로 어필한다면 분명히 좋은 결과가 있을 것이라 생각해요. 응원의 말씀 전달드리며 도움이 되었으면 좋겠습니다.

더 궁금한 부분 있으시면 언제든 말씀 주세요 감사합니다.