안녕하세요, 멘토님. 총무 직무에 지원하려고 하는 취준생입니다. 전에는 영업 관리, MD 쪽만 생각하고 있었는데, 총무 지원 공고를 보고 제 자신과 잘 맞을 것 같다고 생각하여 지원을 해보려고 합니다.

 

영업 관리나 MD에 비해 총무는 직무에 대한 이해가 아직 부족한 것 같아서 멘토님께 이렇게 도움을 요청드립니다. 채용 인원도 적고 관련 경험도 부족하여 자소서 통과하는 것부터가 난관입니다. 

제가 했던 경험을 요약하면 봉사 활동, 동아리 임원진, S 사 드림 클래스, 중국 교환 학생, 빅데이터 공모전, 대학생 홍보단 등이 있습니다. 총무 직무와 관련해 어떤 부분을 어필해야 할지 멘토님의 조언 부탁드립니다.

 

바쁘시겠지만 답변 부탁드립니다. 감사합니다.

안녕하세요, 멘티님. 먼저 사회생활을 해보면서 경험하고 느낀 점을 위주로 설명해 드릴 테니 참고하시고, 정해진 답이 있는 것이 아니니 다양한 루트에서 많은 자료를 찾아보셨으면 합니다.

 

우선 총무팀에 지원을 하기 위해서는 총무 업무가 무엇인지에 대한 이해가 먼저일 거예요. 총무라는 단어를 사전에서 찾아보면, ‘어떤 기관이나 단체의 전체적이며 일반적인 사무 또는 그 일을 하는 사람’으로 정의되어 있습니다. 한자를 풀이해보면 다 총(總)자에, 힘쓸 무(務)자를 써서 ‘다 힘쓴다’라고 해석할 수 있고, 영어로는 general affairs(전반적인/일반적인 업무)라고 표기합니다.

 

이런 용어에서 보다시피 총무 부서란 범주를 정하기 어려울 만큼 회사 전반에 걸친 업무를 수행하는 부서라고 이해를 하면 될 것 같습니다. 어느 회사 어느 업종이든 총무 업무를 하는 사람들과 얘기를 하다 보면, 우스갯소리지만 현실적이며 전 세계적으로도 공감하고 통용되는 말이 있습니다. ‘너 하는 일 빼고 다 해’.

즉 타 부서에서 각자 맡고 있는 업무를 제외한 나머지 다양한 일들의 담당이 애매할 경우, 총무팀으로 이관되어 업무를 처리를 하는 경우가 대부분이라고 보시면 됩니다. 이렇게 다양한 일 중에서도 총무가 하는 대표적인 업무 몇 가지만 꼽아본다면 아래와 같습니다.

 

자산 관리 / 부동산 관리 / 건물 관리 / 차량 관리 / 동아리 / 상조회 / 행사 준비&진행 / 의전 / 구매 / 우편물 / 대관 / 계약 / 공사 / 비품&소모품 관리 등등이 있으며 기업에 따라 이 업무에서 더 추가될 수도 있습니다.

 

그렇다면 이런 업무를 수행하기 위해선 어떤 자질이 필요할까요? 사실 총무 업무를 수행함에 있어서 전문적인 지식이나 스킬이 필요한 경우는 많지 않은 편입니다. 정도의 차이일 뿐, 시간이 지나 경력이 쌓이면 누구나 무난하게 처리할 수 있는 일이기도 합니다. 하지만 그렇다고 해서 아무 사람이나 총무팀에 뽑지는 않겠죠?

 

앞서 말씀드린 것처럼 총무는 다양하고 포괄적인 업무를 수행하는 만큼 멀티플레이어가 되어야 합니다. 즉 어떤 업무 요청이 들어오더라도 문제없이 처리할 수 있는 대응력과 상황 판단 능력이 있다면 총무팀에서 인정받는 사람이 될 수 있습니다.

 

주기적으로 반복되는 업무도 있지만 매일 동일한 업무를 한다고 보기 어려울 만큼 하루하루 다양한 상황과 일들이 벌어진다고 볼 수 있습니다. 그런 점에서 순발력과 창의력, 분석력, 침착성, 이해력 등이 필요합니다.

 

그리고 모든 부서의 사람들로부터 다양한 업무 요청을 받는 자리다 보니 커뮤니케이션 능력도 꽤 중요하고 필요한 요소입니다. 대외적인 고객 응대가 아닌 내부 직원들이 고객이라는 관점에서 대응한다고 생각하면 이해가 빠를 거 같습니다.

 

참고로 다양한 업무 처리를 하다 보니 때로는 활동성이 많거나 힘을 써야 하는 경우도 있고, 자리를 비우거나 외근을 하는 경우도 있습니다. 사람마다 차이가 있겠지만 개인적으로는 온종일 사무실에서 앉아 모니터만 보며 처리하는 업무보다는 활동성도 필요한 총무 업무가 낫다는 생각을 하고 있습니다. 총무 업무는 정적인 업무라기보다는 동적인 업무에 더 가까우니 지원할 때 참고하세요.

 

한번 정리를 해보면 총무 업무는 아주 포괄적이고 회사의 전반적인 업무에 관여해야 하므로 무엇보다도 상황 판단력과 대응력이 중요한 자질이라고 볼 수 있습니다. 언제 어떤 업무 요청이 발생할지 모르는 경우가 많기 때문에 짧은 시간 안에 상황을 판단한 후 적절한 업무 대응을 해주는 것이 필요합니다. 그러므로 자기소개서 작성 시 다양한 상황에서의 적절한 대응으로 문제나 갈등을 해결한 점을 어필하면 총무 업무와 잘 연관된 자소서가 될 것 같습니다.

 

추가로 아래는 자기소개서 작성 시 팁입니다. 이미 알고 있는 내용일 수도 있겠지만 참고해 보시고 자신을 부각할 수 있는 멋진 자기소개서를 작성하는 데 보탬이 되었으면 좋겠습니다.

 

먼저 지원동기 부분을 보면요. 사실 작성하기 어려운 항목이기 때문에 회사와의 연관성 또는 관심을 갖게 된 계기 등을 다소 과장하거나 만들어 내는 경우도 많은 것이 사실입니다.

 

여기에서 자신을 어떤 대상에 비유하거나 별명 등을 넣어서 어필하면 면접관이 볼 때 지루해하지 않고 이름과 면접자를 기억할 가능성이 높습니다. 단, 신선하고 새로운 점이 무엇일지 고민해야겠지요.

 

어떤 사례를 들 때는 그냥 ‘무엇을 했다’라고 하기보다는 주위 사람들로부터 어떤 반응이나 평가를 들었다는 식으로 '주위의 언급'을 인용하는 게 좋습니다. 그리고 입사를 희망하는 곳의 가치관이나 슬로건, 핵심 가치를 자소서 키워드로 사용해서 작성하면 기업 입장에서는 선호하는 경우가 많습니다. 하지만 이것도 지나치면 안 되겠지요?

 

입사 후 목표나 포부 작성 시에는 본인이 가진 스킬이나 장점을 최대한 발휘하여 회사의 성장과 발전에 기여하고 더 좋은 회사가 되도록 만들겠다는 식의 구성이 좋습니다.

 

장래 계획이나 포부는 가급적이면 구체적이면서도 현실적인 내용으로 작성하는 게 좋은데요. 지나치게 현실적인 것은 비전이 없어 보일 수 있으니 적당한 포부나 계획이면 좋겠습니다.

 

가급적이면 대학교 입학 이후의 내용이 들어가는 것이 좋으며, 정말 큰 성과나 깨달음 등이 있는 경우를 제외한다면 고등학교 생활에 대한 것은 가급적이면 삼가는 게 좋습니다. 또 많은 사람들이 했던 경험을 마치 본인만 해본 것처럼 작성하는 것은 차별화 전략에는 크게 어필하기 어렵습니다. 군 생활 중 겪었던 일 같은 것이 그런 예가 되겠지요.

 

열심히 준비하고 노력하는 만큼 조만간 좋은 결과가 있을 거예요. 그러니 낙담하거나 좌절하거나 기죽지 말고 조금만 더 기운 내세요. 더 도움이 필요하면 글 남겨주시고요. 응원하겠습니다. 파이팅!