안녕하세요 멘토님.  멘토님의 클래스에 참여했었던 입사 2일차 멘티입니다. 저는 마케팅 쪽으로 커리어를 쌓고 있지 않음에도 불구하고, 멘토님의 강의에서 많은 것을 배웠었요. 정말 감사드려요.

©Solen Feyissa

멘토님께서 강의 중에 말씀하셨던 '메일 작성법'이 궁금해 글을 남겨요. 메일 제목, 내용만 보더라도 그 사람의 태도가 보인다는 말씀에 그동안 저는 어떻게 메일을 작성해왔는지 생각해 보기도 했습니다. 앞으로 가장 많이 쓰게 될 커뮤니케이션 수단인 메일에서 일잘러의 태도와 제 성격의 장점들을 담고 싶은데요. 

멘토님은 메일의 첫인사는 어떻게 하시는지, 보통 첨부 파일을 어디에 다시는지, 언제 메일을 보내시는지 등등 멘토님의 메일 작성 Tip을 여쭙고 싶습니다. 

감사합니다. 

강의 후기와 함께 좋은 질문도 남겨주셔서 고마워요. 입사 2일차시면 우선 축하부터 드려야겠네요! 그동안 학교생활하면서 그리고 취업 준비하면서 수많은 어려움이 있었을 텐데 모두 극복해 내고 취업하신 것 정말 축하하고 수고 많았어요.

그런데 막상 직장인 2일차가 되니 또 생각했던 것과는 다르게 많은 게 낯설고 어색하기만 할 것 같아요. 처음엔 이메일 하나 보내는 것도 사실 조심스럽고 어렵죠. 근데 사실 정답은 없는 것 같아요. 워낙에 모든 것이 케바케자나요. 그렇다 보니 결국은 빨리 많이 실수하고 실패도 하면서 스스로 성장하는 것이 가장 좋아요. 신입 때는 그래도 다들 잘 이해해 줄 거예요

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제가 생각할 때 이메일을 쓸 때 고려하는 점들이 있다면 이런 게 있는 것 같아요.

 ©Brett Jordan

1. 받는 사람이 메일 제목만 봐도 어떤 메일일지 알 수 있게끔 제목에 필수 정보 기재할 것

많은 사람이 하루에도 수십 통에서 많게는 수백 통의 메일을 받다 보니 미쳐 다 열어보지도 못하는 경우들이 있어요. 그렇기 때문에 내가 어떤 용건으로 보냈는지 제목만으로도 확인이 가능해야 해요.'

2. 수신인과 참조인을 잘 구분할 것

이 메일을 보냈을 때, 직접적인 영향을 받고 액션을 취하는 당사자들이 보통 수신인이 될 것이고, 간접적으로 해당 내용을 인지하고 있어야 하거나 관계된 사람들이 참조인으로 들어가요. 예를 들어 신입 때는 특히 함께 일하는 선배가 있다면 가급적 참조인에 넣는 편이 좋긴 해요. 그럼 혹시나 내가 메일을 잘못 보냈거나 해결하기 어려운 경우 즉시 도움을 받을 수 있을 거예요.

3. 예의는 갖춰서 작성하되 간결하게 요점 위주로 작성하고 요청사항이 있을 때는 기한을 분명히 할 것

보통 가벼운 안부 인사로 시작해서 감사 인사로 메일을 끝맺어요. 이건 사실 고민할 문제는 아니긴 해요. 그냥 ‘안녕하세요’로 시작해서 ‘감사합니다’로 끝나는 경우가 대부분이거든요. 그리고 메일 내용이 너무 길어지면 요점이 흐려지기 때문에 최대한 간결하게 작성하고, 요청사항은 강조해서 회신 기한까지 분명히 해주는 것이 좋아요. 대부분은 바쁘다 보니 회신 기한에 맞춰서 최대한 늦게(?) 답을 주기 마련이거든요.

4. 답장하는데 하루나 이틀 이상 시간이 걸리는 경우, 먼저 검토 후에 언제까지 회신하겠다고 알려줄 것

메일을 받으면 바로 답장할 수 있는 메일이 있고, 내부 검토 및 보고 후에나 회신할 수 있는 메일들이 있을 거예요. 회신하는데 시간이 하루 이틀 이상 걸리는 경우에는 받은 즉시 짧게 회신해 주는 것이 좋아요. 보낸 사람은 내가 보낸 메일이 혹시 스팸함에 간 건 아닌지, 메일 주소가 틀려서 전송이 안된 건지 불안해할 수 있어요.

사실 이것들 말고도 하나하나 얘기하자면 끝도 없긴 해요. 제일 좋은 건 함께 일하는 선배들 중에 좋은 케이스들을 캐치해서 참고하길 권해요. 업무별로도 다르지만 사람마다 다 다른게 메일 작성법이거든요.

마지막으로 한 가지만 다시 강조하면 신입 때 겪는 실수와 실패 사례를 통해 경험하면서 배우는 게 제일 체득이 잘 되니까 처음부터 너무 완벽하려고 하지 말고 오히려 더 많이 저지르길 바라요! 파이팅.

응원할게요.