인사 / 총무 부서의 각 업무 영역과 필요한 자질이 궁금합니다.
SD(에스디) · HR본부
멘티 질문
안녕하세요. 멘토님. 졸업하고 취업을 준비하고 있는 멘티입니다. 전공은 식품영양학이지만 경영학을 복수 전공했고 식품 회사 입사를 노리고 있습니다.
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그 중에서도 마케팅/기획 직무를 중점적으로 준비하던 중 한 회사의 면접에서 인사총무 직무를 권유받았습니다. 하지만 해당 직무에 대한 정보와 지식이 없어 정보를 얻고자 문의 드립니다.
제안받은 회사는 수입식품을 국내에 독점 유통하는 업체이며, 경영 지원부서 내에 인사 총무팀이 있는 것으로 파악했습니다. 인사총무라는 직무에 대한 설명과 필요한 자질, 그리고 면접에 좋은 팁 알려주실 수 있나요? 조언 부탁드립니다!
멘토 답변
인사총무팀, 기업의 전반적인 일을 관리하고 유지해요
인사총무팀은 인사와 총무를 합쳐서 부르는 것으로, 인사 업무와 총무 업무에 대한 사전 파악이 필요합니다. 이 직무는 기업이 원만하게 돌아갈 수 있게끔 전반적인 일들을 관리하고 유지한다고 보면 됩니다. 그러다 보니 업무 범주를 설정하는 자체가 불가능하다고 생각합니다.
같은 인사 총무라도 기업마다 수행하는 업무가 조금씩 다를 수 있기에 해당 기업에서 어떤 업무를 하는지 살펴볼 필요가 있습니다. 이 글에서는 인사팀과 총무팀의 보편적인 업무 영역을 다루도록 하겠습니다.
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인사: 관리나 직원의 임용, 해임, 평가 따위와 관계되는 행정적인 일. 말 그대로 사람(직원)과 관계된 업무를 수행하는 직무입니다. 대표적인 인사 업무로는 채용/인사평가(승진, 보상, 상벌)/교육/급여/보험/근태/노무관리/복지/법률 등이 있습니다.
대기업의 경우 팀이 세부적으로 나뉘어 있기도 하지만 일반적인 인사총무팀은 위 업무를 모두 수행한다고 보면 됩니다.
총무: 어떤 기관이나 단체의 전체적이며 일반적인 사무 또는 그 일을 하는 사람. 한자를 풀이하면 '다 힘쓴다'라는 뜻으로 총무팀의 업무를 두고 글로벌하게 통용되는 말이 있습니다. "너 하는 일 빼고 다 해."
즉 타 부서에서 각자 맡는 일을 제외하고 업무 담당이 애매한 일을 총무팀에서 다 수행한다고 보면 됩니다. 그중에서 대표적인 업무 몇 가지만 꼽아보겠습니다.
자산관리/부동산관리/건물관리/차량관리/동아리/상조회/행사 준비&진행/의전/구매/우편물/ 대관업무/계약/공사/비품&소모품관리 등이 있으며 기업에 따라 위 업무에서 더 추가될 수도 있습니다.
인사는 공정성, 총무는 상황판단력
같은 인사총무팀도 인사나 총무의 업무에 따라 필요 자질이 조금씩 다르므로 구분해서 설명할게요.
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인사: 인사의 대표적 업무인 채용이나 평가, 근태 등의 업무를 하다 보면 본인과 친하거나 가까운 사람에게 관대한 잣대나 기준을 두고 업무를 할 가능성이 있습니다.
그리고 회사 입장에서 직원과 소통하고 기준을 세워서 평가해야 하니 회사에 대한 소속감도 필요하며 직원들의 말을 회사 업무에 반영할 수 있어야 합니다.
그러므로 인사 업무를 수행하는 데 필요한 자질을 꼽자면 다음과 같습니다. 공정성/객관성/진실성/애사심/인내심/커뮤니케이션/친화력/세심함/체계성 등
모든 기업이 그렇진 않지만, 흔히 인사팀이라고 하면 직원과 단절되어 있고 강압적인 부서라는 인식이 통용됩니다. 그렇기에 적절하게 직원과 소통하며 회사의 기준과 전략을 전파할 줄 알아야 합니다.
또한 직원의 고충을 반영해 회사가 적절하게 운영될 수 있게끔 중간자 역할을 잘 해야 합니다. 한쪽으로 치우치지 않되, 너무 냉철하거나 너무 정이 많은 성격은 오히려 단점이 될 수 있습니다.
총무: 총무는 주기적으로 반복되는 업무도 하지만 다양한 상황이 벌어질 때 이에 대처도 해야 합니다. 매일 동일한 업무를 하는 경우는 거의 없으며 시시각각 발생하는 일에 대응하는 경우가 많습니다.
그러므로 필요한 자질은 아래와 같다고 볼 수 있습니다. 상황판단력/사리분별력/순발력/창조력/분석력/침착성/커뮤니케이션/이해력 등.
무엇보다 총무 업무를 할 때는 상황 판단력이나 대응력이 중요한 자질이라고 생각합니다. 언제 어떤 업무 요청이 들어올지 모르는 상황이 태반이라 짧은 시간 안에 상황을 판단한 후 적절한 업무 대응을 해야 합니다.
다양한 업무를 수행하기 위해 여러 부서와 소통할 일이 많으므로 총무에게도 커뮤니케이션 스킬은 중요한 자질입니다.
원만한 대인관계 유지 능력은 공통으로 필요한 자질이니 어필하는 것이 좋습니다. 추가로 적당한 선을 유지하며 객관적이고 공정한 모습 견지한다는 점을 면접에서 강조하면 좋을 것 같습니다. 그리고 다양한 상황에서 적절한 대응책을 내놓아 문제나 갈등을 해결한 경험을 내세우면 좋은 이미지를 줄 수 있을 겁니다.
예기치 않은 자리에서 면접 제안을 받은 만큼, 관심 있다면 해당 직무를 최대한 많이 찾아보고 공부한 후 면접장에 들어가길 권합니다. 구직 활동을 하면서 또 궁금한 사항이 있으면 언제든 질문 남겨주세요. 화이팅입니다!
