안녕하세요, 멘토님! 건설업계 구매 직무에 관심이 있는 물류를 전공하는 대학생입니다! 다름이 아니라 실무 건설업계만이 가지는 구매 조달 프로세스의 특징에 대해 궁금해서 이렇게 현직자를 찾게 되었습니다!
1. 설계에 따라서 시공이 되기 때문에 설계팀으로부터 BOM1)을 받아서 그에 따라 구매가 진행되는 것으로 아는데 이것이 맞는지요? 자주 사용하는 부품, 철근 시멘트 등의 자재는 어떻게 발주를 진행하는지 궁금합니다! 발주 수량을 어떻게 정하나요?
플랜트 기자재의 경우에는 설계팀이 요청한 자료로 발주를 진행하는 것이 이해가 가는데, 철근이나 시멘트 같은 자재는 자주, 다량 사용 하기 때문에 따로 재고관리를 하며 발주를 진행할 것이라 추측해 보았습니다. 보통 타 업종은 물류창고에 물건들을 보관하고, 창고에서 입출고가 이루어지는데, 건설의 경우는 프로젝트 성이기 때문에 자재가 바로 현장에 가고 현장에서 바로 소모되는 것으로 알고 있는데요.
2. 그러면 현장 안에 물류 창고가 따로 있는 건지요? 현장에서 재고관리는 어떻게 이루어지나요? ERP에 연동되어서 관리가 되는 건가요? 구매라고 하면 가격 납기 품질이 중요하다고 하는데 실제 실무에서는 어느 요소가 제일 중요하게 여겨지는지 궁금합니다!
4. 그리고 마지막으로 구매 직무에는 ‘네고’ 행위가 정말 중요하다고 하는데 네고를 어떻게 하는지 상상이 안 갑니다. 이메일로 깎아달라고 하는건가요? ‘이 가격 아니면 안 산다!’ 이렇게 전화를 하나요? 아니면 미팅을 잡아서 협상을 하나요? 실무를 경험해보지 못해서 일상생활에서 물건을 살 때 협상하는 것밖에 떠오르지가 않네요!
쓰다 보니 질문이 많아졌는데, 편하신 시간에 답변 주시면 앞으로 구매직무를 목표로 공부하는 저에게 큰 도움이 될 것 같습니다. 좋은 하루 보내세요!
1) BOM : 자재 명세서 (Bill of Materials, BOM)은 제품을 구성하는 모든 부품들에 대한 목록이다. 부품이 복잡한 요소들로 구성되어 있는 조립품인 경우에는 계층적인 구조로 작성될 수 있다.
안녕하세요, 멘티님. 반갑습니다! 먼저 성공 취업하시길 진심으로 바랄게요. 거의 모든 산업이 구매 업무를 가지고 있어요. 그리고 그 산업의 특성에 따라 구매업무의 형태가 달라지죠. 제가 경험한 일반 건설과 플랜트를 기준으로 답변 드릴게요!
1. 설계팀으로부터 BOM 을 받아서 구매를 진행하는지
적어도 1군 건설사라면 설계팀과 기술팀이 분리되어 있어요. 두 개의 자세한 차이가 궁금하시면 댓글로 질문 주시면 답변 드릴게요. (앞으로는 설계팀과 기술팀을 '기술팀'으로 통칭)
일반 건설과 플랜트 모두 특정 현장을 기준으로 운영해요. A아파트 건설 현장(건설), B공장 건설 현장(플랜트) 이런 식이죠.
해당 현장을 영업팀이 수주하면, 기술팀이 상세한 공사 내역을 뽑아냅니다. 물론 영업팀이 수주하기 위해선 기술팀이 투찰내역(입찰명세)과 금액을 만들어줍니다. 이 과정에서 자재/ 노무(공사)/ 경비를 분리하고요, 자재도 상세한 품목과 규격을 분리하고 물량을 산출해요. 이렇게 만들어진 게 BOM이죠. 본사 기술팀이 만든 BOM이 해당 현장의 예산이 되고요.
현장이 시작되고(착공) 직원들이 현장으로 파견 나가서, 현장의 실제 모습을 수시로 반영하며 이 BOM을 수정하고 업데이트해요. 그 후 현장에서 자재의 투입 시기에 맞춰 본사 구매팀으로 구매요청을 올리고, 구매팀은 그 내역을 기준으로 해당 품목을 가장 적합하게 납품 가능한 업체에 발주합니다. 그러니 BOM을 기준으로 구매하는 건 맞고요.
플랜트는 BOM이란 명칭을 종종 사용하지만, 건설은 그렇지 않아요. 보통은 구매의뢰(사양)서 (MR: Material Requisition)을 더 많이 쓰죠. BOM은 MR에 포함되는 서류고요.
2. 자주 사용하는 자재의 발주 방법 및 발주 수량 책정 방법
발주 수량은 위에 기재한 대로 본사 기술팀이 1차로 산출하고, 현장 직원이 최종적으로 업데이트한 물량이 해당 현장의 총 물량이에요. 본사 기술팀이 A 현장에 철근이 100ton 들어간다고 뽑았다면, 현장 직원이 좀 더 상세하게 98.758ton 들어간다고 업데이트하는 거죠.
구매 요청은 현장 여건에 맞춰서 진행해요. 보통 현장에서 해당 현장의 전체 물량을 일괄로 구매 요청하죠. 본사 구매팀은 그 요청을 접수하여 적정한 업체에 발주하는데, 이때 발주하는 방식이 여러 가지가 있어요. 최저가 입찰, 제안 입찰, 품평회, 단가계약 등이죠.
그리고 질문해주신 것처럼 철근, 시멘트 등 모든 건설 현장에 들어가고 시장에 주력 제조사가 한정된 경우는 단가계약을 맺어요. 제조사는 안정적인 수요처를 확보하고, 구매팀은 전 현장을 대상으로 단가계약을 진행함으로써 보다 많은 물량에 대한 할인을 받죠.
전 현장을 대상으로 단가계약(포괄계약)을 했기 때문에, 개별 현장에서 올라오는 구매요청은 본사에서 접수하여 별도의 가격 협상 없이 바로 계약 업체에게 발주를 띄워요. 계약과 관련된 각종 부대 서류는 단가계약(포괄계약) 때 이미 제출되어 있기 때문에 구매 사용되는 노동과 시간, 즉 구매 비용이 최대로 절감되죠.
3. 자재의 반입 경로/시기
구매팀에서 제조사로 발주를 띄울 때, 현장에서 요청받은 일정(수급계획)이 제조사로 1차 전달됩니다. 구매팀이 계약/발주를 마치면 그 후 납기관리, 입고, 품질, 검수는 현장에서 진행하며, 현장은 ERP 또는 유선통화 등을 통해 제조사에 일정 변경 및 입고 요청을 하여 제조사에서 현장으로 자재가 바로 반입됩니다.
현장에 자재가 입고되어 검수를 마치는 순간 구매자인 당사는 공급자인 제조사에 대금을 지급하게 됩니다. 이때 지급 조건에 따라 현금이나 어음들을 지급하며, 당월 마감 후 20일 등 상세 조건이 적용됩니다. 어쨌든 대금을 지급한다는 건 회사의 자금이 빠져나가는 것이기 때문에, 현장은 자재투입 직전 등 꼭 필요한 시기에 자재를 반입시킵니다.
구매팀의 계약/발주 → 납기관리, 입고, 품질, 검수는 현장 진행 → 제조사에 일정 변경 및 입고 요청 → 자재 반입
또한 대부분의 건축/플랜트 현장은 자재를 야적해놓을 공간이 부족한데요. 따라서 적시 투입이 정말 중요하지요. 그렇다고 해서 아예 쌓아둘 공간이 없느냐, 그건 아닙니다. 적어도 내일 쓸 물량 정도는 쌓아둬야겠지요. 현장에 작게나마 야적장을 만들어두고, 해당 야적장에 반입 반출되는 자재를 철저하게 관리해야 해요.
특히 지급자재의 경우 자재 자체가 돈이기 때문에 없어지면 현장의 손해로 직결되고요. 수량 파악을 잘못하여 물량이 모자라게 되는 경우 인부들은 불렀는데 자재가 없어 시공을 못 하면 해당 인부들의 노임이 무의미하게 나가버리니 이 또한 손해로 직결되지요.
제조나 유통산업처럼 창고관리/재고관리가 구매의 주된 업무가 되는 건 아니지만, 그렇다고 무시할 수 있을 만큼 비중이 작지는 않아요. 건설 현장은 수많은 외부 인력이 투입되기 때문에 제조나 유통산업보다 보안에 취약하여 잦은 분실 발생하고, 다품종 다규격 자재들이 수시로 입출고되면서 관리의 어려움을 가중시키거든요.
4. 구매의 중요 요소 QCD
기본적인 구매이론에서 가장 중요한 3요소는 QCD 입니다. Quailty(품질), Cost(가격), Delivery(납기) 이 3가지는 뭐가 더 중요하다고 보기 어려워요. 그냥 기본인거죠! 아무리 좋은 자재도 가격이 비싸거나 납기를 못 맞추면 필요없고, 좋은 자재를 적정 납기에 줘도 비싸면 못 사고, 좋은 자재를 싸게 줘도 납기를 못맞추면 공정이 틀어져 더 큰 손해를 보게 돼요. 모두 중요한 거죠.
일단 회사가 이윤을 창출하기 위하여, 구매는 원가를 절감하는 게 가장 큰 목표인데요. 원가 절감은 당연히 저렴하게 사는 거지요. 좋은 품질 자재와 긴급 납기 자재는 비싸기 마련입니다. 원칙은 적정 품질의 자재를 긴 납기로 구매해야 저렴하게 살 수 있다는 거죠. 아무리 네고 능력이 좋다고 하더라도 그건 일시적인 스킬일 뿐, 회사가 오랫동안 지속하려면 거래처와 윈윈하는 수밖에 없습니다.
5. 네고 요령
위에서 말했듯이 네고 능력은 일시적인 겁니다. 물론 연간 단가계약 등 큰 협상에선 당연히 네고 능력이 빛을 발하겠지만, 모든 구매에 네고 능력을 발휘해야 한다면 구매 비용이 엄청나게 늘어나게 됩니다. 일반적으로 많이 사용하는 구매 방법은 입찰과 단가계약, 수의계약입니다. 이에 대한 내용은 이전에 정리했던 글을 밑에 달아두겠습니다.
네고 요령의 가장 중요한 원칙 윈윈!
상대방이 원하는 것과 내가 원하는 것의 모두 성사되어야 한다
공급처와 미팅 시 가장 먼저 보이는 것은 '가격'입니다. 저쪽은 10개를 100원에 줄 수 있다고 하고, 우린 10개를 90원에 달라고 하는 거죠. 이때 단순한 네고 방법은 그냥 정보에 기대어 깎아달라고 하는 겁니다. 다른 건설사엔 90원에 줬다는데, 내년부터 부동산 경기가 꺾이는데 물량 확보해야 하는 거 아니냐, 경쟁사가 요즘 계속 거래를 요청하는데 괜찮겠냐, 이건 공급사가 손해 보는 겁니다.
3차원적인 방법은 겉으로 드러나는 '요구(Position)'가 아닌, 그 '요구'를 원하는 '욕구(Interest)'를 공략하는 겁니다. 제품의 안정적인 공급을 원하는 업체면 10개 말고 20개를 줄테니 90원에 달라, 생산용량이 부족하여 허덕이는 업체면, 10일내로 10개를 20일로 기간을 늘려줄테니 90원에 달라, 자금이 불한정한 업체면 어음을 현금으로 줄테니, 또는 60일짜리 어음을 30일짜리로 준다, 이런거죠.
물론 저런 방법을 쓰려면 그 회사의 사정과 우리가 해줄 수 있는 범위를 명확하게 알고 있어야 합니다. 위에서도 말했듯이 회사가 이윤을 추구하며 지속가능하려면 윈윈이 정답입니다. 네고는 그걸 잊지말아야 하죠. 가격을 터무니없이 깎으면 당장은 이익을 보더라도 업체는 손해를 만회하기 위해 품질을 떨어뜨립니다. 그럼 결국 둘다 손해죠.
또 궁금한 것이 있으면 언제든 질문하세요! 꼭 성공 취업하시길 바라겠습니다.
멘토가 정리한 구매 FLOW 와 구매 유형별 특징
구매 Flow
1. (현장 등 요구 부서의) 구매 의뢰접수
2. 구매 대상품 분석
3. 시장 분석을 통한 구매 대상 업체 선정
4. 구매 대상품의 특성과 시장상황에 따른 구매유형 선정
-(다수)경쟁입찰 : 규격품이고 제조업체가 많은 경우
-제한(경쟁)입찰 : 규격품이나 고기술 사양을 요구 혹은 소수의 과점 시장인 경우
-단가계약 : 수시로 투입되는 품목이며, 원자재 등의 요인에 의해 단가 변동이 많은 품목
-수의계약 : 특허 품목이거나 특수 기술 사양을 요구하는 경우 해당 업체와 단독 계약
5. 가격 분석 (협상 포함 / 최저가 경쟁입찰의 경우 협상 제외)
6. 구매 품의 및 계약 (품의 : 회사 내부에서 해당 업체와 해당 가격으로 구매함을 승인 받는 행위)
7. 계약 업체의 제품 생산
8. 계약 업체의 제품 운송
9. 현장 입고 및 출고 (입고 : 요청 현장이나 부서가 구매품을 수령 / 출고 : 구매품을 사용)
10. 대금 지불
구매 유형 1 - (다수)경쟁입찰
(1) 개요 : 다수의 공급사를 대상으로 동일한 구매사양서를 발송하여 최저가 업체를 선정하는 방식
(2) 장점 : 다수의 공급사가 참여하기 때문에 최저가를 선정할 수 있는 확률이 높아짐
※ 왜 다수의 공급사가 참여하면 최저가를 선정할 수 있는 확률이 높아지는가?
- 업체별로 특정한 시기에 저렴하게 납품할 수 있는 상황이 있음
(재고&유휴 인력 발생, 원자재 가격 하락, 매출or시장점유율 증대 등 전략적 수주 필요)
- 이에 따라 다수의 공급자에게 견적의뢰 시 개별 업체의 사정에 따라 원가 절감의 확률이 높아짐
- 또한 다수의 공급사와 거래한다는 정보가 있기 때문에 기납품업체에게 긴장감을 줄 수 있음
(3) 단점 : 공급사 조사 - 견적 대상업체 선정 - 견적 접수 - 견적 검토 - 공급사 선정 등 각 단계에서 구매담당자의 업무가 증가됨
(4) 적합 조건
1) 시장 내 다수의 공급사 존재
- 소수만 존재 시 다수의 입찰 참여 자체가 불가하며, 공급사가 소수로 존재하는 시장은 공급사 우위 시장이기 때문에 경쟁입찰의 의미가 퇴색됨
2) 기술집약도 중간 이하
- 기술집약도가 높은 품목은 견적 대상업체의 조사와 견적 검토에 대한 업무 비중이 높아
다수의 업체를 참여시키기에 어려움이 있음
(5) 보완 사항
1) 시장 내 대응 가능한 공급사 명부를 미리 구축
- 공정별로 적합한 협력업체 Pool을 구축하여 공급사 조사 업무 축소
2) 견적 대상업체 선정 기준 구축
- 금액별 견적참여 업체 수 기준 정립
- 견적 참여 업체 선정 시 동일 공종의 전회 선정 업체 우선 포함, 최하위 업체 우선 탈락, 그 외 순번제 지정 등 선정 기준 구축을 통해 견적 대상업체 선정 업무 축소
3) 전자 입찰 시스템 구축
- 전자 입찰 시스템을 통해 공정성 구축과 더불어 견적 접수 업무 축소
4) 구매사양서 작성의 체계화
- 규격화된 사양으로 구매사양서를 작성하여 업체 간 견적 비교 및 검토 업무 축소
POINT
회사에서 일반적으로 구매하는 품목이라면 이미 업체Pool이 갖춰져 있을 것이고 (협력업체 등록명부 등) 기준만 잘 세워 놓는다면 해당 업체 중에 기준에 맞게 몇 개 업체를 고르는 건 그다지 어렵지 않습니다.
실제로 제 경우, 현장에서 요청한 구매의뢰를 접수하여 업체를 선정하는데 보통 20분도 안걸립니다. 물론 특수한 사양의 구매 건이고 별도의 조사를 해야 하는 경우면 시간이 많이 늘어나겠지만, 일정 기간 이상 일정한 사업을 유지해온 기업이라면 그런 구매 건은 극히 드물 겁니다. 원가 절감이 기업의 경쟁력이기 때문에 위와 같은 이유로 다수의 경쟁입찰을 선호할 수밖에 없습니다.
구매 유형 2 - 제한 경쟁입찰
(1) 개요 : 특수한 사양의 구매 건이거나 시장에 공급사가 소수인 경우, 소수의 업체에게
동일한 구매사양서를 발송하여 최저가 업체를 선정하는 경우
(2) 장점 : 검증된 소수의 업체로 진행하기 때문에 동일 조건의 다수 업체를 조사하고 검토하는 것보다 업무 효율성이 높음
(3) 단점 : 소수의 업체로 진행하기 때문에 견적 참여업체들의 긴장도가 다수인 경우보다 낮으며, 공급자의 수요자에 대한 시장 내 영향력이 높아 금액 협상력이 떨어짐
(4) 적합 조건
1) 시장 내 소수의 공급사가 존재 - 철근, 시멘트 등
2) 기술집약도 높음 - 플랜트 설비 등
(5) 보완 사항
1) 소수의 공급사만 있는 경우 개별 구매와 단가계약을 비교하여 유리한 쪽으로 구매계약을 유도
- 일반적으로 구매하는 물량이 늘어날수록 단가가 내려가기 때문에 개별건의 구매보다
연간 등 장기간의 단가계약이 원가 절감에 더욱 유리한 경우가 많음
- 또한 해외 거래선을 조사하여 최대한 원가 절감의 기회를 찾아야 함
2) 기술집약도가 높은 경우 최대한 많은 업체가 제작 가능하도록 기술 범용성을 높임
POINT
철근이나 시멘트처럼 시장 내 소수의 공급처가 존재하는 경우 보통 입찰보다는 질문자의 방식처럼 단가계약으로 진행되는 경우가 많습니다. 하지만 정기적으로 구매하는 것이 아닌 특수한 구매 건인 경우 정기 단가계약으로 유도할 수 없기 때문에 최대한 많은 공급처를 찾고, 기술사양 검토에 있어서도 Variation 의 허용치를 최대한 높여 원가 절감의 기회를 찾아야 합니다.
구매 유형 3 - 단가계약
(1) 개요 : 정기적으로 구매하는 품목의 경우 일정 기간동안 구매 예정인 수량을 산출하고, 이를 근거로 규격별 단가를 협의하여 별도의 입찰 행위 없이 신속하게 구매 진행
(2) 장점 : 단일 건보다 더 많은 물량으로 계약하기 때문에 수요자로서 가격 협상력이 높으며, 구매 업무 진행에 있어서도 신속하게 진행 가능.
(3) 단점 : 시장 상황에 따라 단가가 유동적으로 변하는 경우 혹은 해당 품목의 품귀 발생 시 별도의 대응이 필요함
(4) 적합 조건
1) 수요자로서 정기적으로 구매하는 품목
2) 일정 품질 이상의 업체가 둘 이상 존재
(5) 보완 사항
1) 유동적인 시장단가를 반영할 수 있도록 계약조건에 연동제 추가 가능
- 원자재 가격의 등락이 ±5% 변동 시 단가 재협의 등
2) 단일 업체와의 단가 계약보다 복수 업체와 단가 계약을 맺어 품귀 현상에 유동적으로 대응
POINT
단가계약은 일정한 품질로 꾸준히 찍어내는 품목의 경우 유리한 점이 많습니다. 최초 계약 시 적합한 단가만 잘 협의 할 수 있다면, 이후에는 해당 품목의 시세 등락률을 따라 갈 수 있어 이후 협상과정도 그리 어렵지 않습니다. 이를 위해선 해당 품목의 원가분석을 철저히 해야 하고, 일정 품질 조건을 갖춘 다수의 업체에게 문의하여 시장내 긴장도를 높여주는 것이 좋습니다.