안녕하세요, 멘토님. 모 대학교 4학년 25살 멘티입니다. 다름이 아니라 구매 쪽에서 일하고 계신 것 같아 여쭤봅니다. 구매 직무가 기계공학과 출신도 채용하는 경우가 많아서 최근에 더 관심을 두고 보고 있습니다. 

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구매 직무를 희망하지만, 구체적으로 ‘구매’가 정확히 어떤 일을 하는지 잘 모르겠습니다. 인터넷으로 여러 차례 검색했지만, 자세한 내용을 접하지 못했습니다. 멘토님, 구매직은 정확히 어떤 일을 하는가요? 제가 생각하기엔 구매 부분에 있어 아무래도 말을 잘해야 할 거 같은데, 멘토님께서는 어떻게 생각하시는지요? 

끝으로 문과 출신 다른 지원자와 기계공학 전공인 저를 비교해 봤을 때, 경쟁력이 클지 의문입니다. 멘토님, 기계공학과 출신이라도 구매직을 지원하는 것이 괜찮을까요? 

멘토님께서 제 질문을 꼭 읽어봐 주시고, 답변해 주시면 정말 감사하겠습니다.

안녕하세요, 멘티님. 이렇게 인연이 닿게 되어서 정말 반갑습니다. 구매 직무는 ① 구매 의뢰 접수 ② 견적 의뢰 ③ 견적 검토 및 업체 선정 ④ 계약 단계로 이뤄집니다. 

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구매 직무의 기본: ① 구매 의뢰 접수

구매 의뢰 접수는 회사 내부의 생산 설비나 건설 현장에서 필요로 하는 자재의 규격, 기능, 예산, 수량 등을 기재하여 본사 구매팀으로 보내고, 그 내용을 검토하고 접수하는 업무입니다. 이 과정에서 보통 ‘구매의뢰서’라는 양식을 사용하는데, 추가로 ‘구매설명서’ 혹은 ‘명세서’, ‘도면’ 등을 첨부하여 상세한 조건을 기재합니다.

철근이나 시멘트, 가구, 가전제품 같은 일반적인 자재들은 인문 및 상경계열 출신들도 조금만 공부하면 금방 파악할 수 있습니다. 하지만, 공조기, 온수분배기, 전열교환기 등의 기계 자재를 구매할 때에는 기계공학적 지식이 있어야 원활하게 업무가 진행됩니다. 따라서 이와 관련된 전공자가 항상 필요한 실정입니다. 

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구매 직무의 기본: ② 견적 의뢰

견적 의뢰 업무는 구매 의뢰 접수된 구매 건을 적합한 업체들에 보내는 일을 말합니다. 견적 의뢰할 때 가장 중요한 것이 ‘적합한 업체’ 선정인데요. 아무리 저렴하게 자재를 공급하겠다고 계약했다 하더라도, 그 업체가 계약 후에 부도가 날 수도 있고, 처음과 다르게 품질이 나쁜 자재를 보낼 수도 있습니다. 납품시기를 잘 맞추지 못하기도 해, 구매자로서 큰 피해를 볼 때도 있고요. 따라서 견적 의뢰 단계에서는 이러한 업체들을 걸러내는 데 중점을 둡니다. 

구매팀에서는 일반적으로 구매하는 자재들에 대하여 품목별로 협력업체 명부를 만듭니다. 이 명부에 등록된 업체를 중심으로 견적을 의뢰하며, 정기적으로 그 업체들을 평가해, 향후 우수 업체엔 더 많은 견적 의뢰를 진행합니다. 당연히 불량 업체는 명부에서 퇴출하고요. 정기적 또는 수시로 신규 업체를 추가하기 위해 신용평가기관이나 업계 소문을 파악하기도 합니다. 타 회사의 실적을 조사해, 우수한 업체를 우리 회사로 유도하기도 합니다.

견적 의뢰를 할 때는, 구매의뢰서에 표기된 내용 중 예산 부분은 삭제하고, 계약조건을 추가한 견적의뢰서를 작성해 업체에 발송합니다. 품목에 따라 예산을 첨부하는 때도 있지만, 최저가 선정방식이 아닌 디자인이나 기술력 선정 방식일 때만 그렇게 합니다. 일반적으로 최저가로 선정하기 때문에 예산은 삭제합니다.

견적 의뢰 단계에서는 납품하였을 때 현금으로 지급할 건지, 어음으로 대신할 건지도 결정합니다. 납품 조건은 현장 하차도인지 상차도인지, 아니면 설치 완료 조건인지를 구분합니다. 납품 대금은 납품 시마다 지급할 건지, 아니면 선급금, 중도금, 잔금 등의 방식으로 지급할 건지를 논의하기도 합니다. 여기에  계약이행보증증권이나 하자이행보증증권을 제출해야 하는지 등도 상세하게 계약조건을 기재해, 업체가 견적 금액에 반영할 수 있도록 노력합니다.

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구매 직무의 기본: ③ 견적 검토

견적 검토 단계에서는 공정하게 하기 위해 견적 접수 시, 같은 날짜와 시간에 접수한 뒤 일괄적으로 개봉을 합니다. 요즘은 대게 전자 입찰 방식을 통해 동시 개봉을 하는데요, 그 이유는  구매담당자의 부정행위 방지를 위해서입니다. 

개봉된 견적을 검토할 때, 표준 규격 사양은 구매 의뢰 접수 때와 마찬가지로 인문 및 상경 출신의 구매담당자도 검토가 가능하지만, 기계 자재들은 앞서 말한 것처럼 특정 분야의 전문적인 지식이 요구됩니다. 따라서 이 단계에서도 기계공학 출신자 전공자를 필요로 합니다.

물론, 일반적인 기계 자재들은 표준 규격이 정해져 있고, 구매 의뢰 단계에서 요청하는 사양들을 모두 만족하는 제품으로 견적을 의뢰하기 때문에 정밀한 분석을 요구하지 않을 수 있습니다. 하지만 플랜트 설비 같은 비정형 고도기술 자재들은 기계 전문가의 기술검토가 필수적입니다.

구매자가 요청하는 기능과 품목에 대해 협력업체가 다른 방식으로 더 좋은 기술 대응도 가능하므로 이러한 의견을 전달하기 위해선 기술 전문가가 꼭 필요합니다. 이렇게 검토된 견적을 바탕으로, 동일 조건으로 최저가로 납품 가능한 업체를 선정하여, 결국 회사의 원가 절감에 이바지하게 됩니다.

업체 선정은 최초에 견적 의뢰했을 때와 마찬가지로 선정된 업체에 문제가 없는지, 추가적인 조사를 별도로 진행해야 합니다. 이 과정에서 이상이 없다면 전결권자에게 ‘구매품의서’를 올려 결재를 받은 후 계약을 진행합니다. 여기서 말하는 품의서란 회사에서 상급자에게 보고하는 일반적인 보고양식을 말합니다.

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구매 직무의 기본: ④ 계약

마지막으로 ‘계약’ 단계입니다. 계약은 그 형태가 여러 가지인데요. 크게 각종 조건과 법률 등이 상세하게 기재된 ‘계약(Contract)’과 약식으로 기재된 ‘발주(Purchase Order)’로 나눌 수 있습니다.

일반적인 거래 관계는 ‘계약’으로 진행하여 혹시 모를 분쟁에 대비합니다. 오랜 거래 관계를 유지해왔고 구매 건이 수시로 발생하는 경우 ‘발주’로 진행합니다. 계약은 공급처와 구매처가 각각 1부씩 보유하는데, 요즘은 전자서명을 통해 전자 계약으로 주로 진행합니다.

구매 직무 관련 기타 업무

멘티님 지금까지 일반적인 구매 직무에 대하여 설명해드렸습니다. 이 밖에도 여러 가지 업무가 있습니다. 견적 방식도 다수의 업체가 참여하는 ‘경쟁 입찰’, 소수의 업체가 참여하는 ‘제한 입찰’, 특정 업체와 일정기간 협약을 맺어 별도의 추가적인 견적 없이 협약된 가격으로 진행하는 ‘단가 계약’이 있습니다. 

단가 계약의 경우 최초 계약을 위해, 해당 품목의 원자재 시황부터 제조 단가까지 다양한 자료를 취합해야 원활한 구매 협상이 가능합니다. 여기에 자재의 공급 파동이나 파업 등에 사전 대응 할 수 있도록 늘 주시해야 합니다. 현장과 공급처의 중계 업무도 진행해야 하고요.

흔히 구매의 3요소를 Q, C, D 라고 합니다. Quality(품질), Cost(가격), Delivery(시기)를 말하는데요, 이것을 충족하기 위해 구매담당자는 여러 가지 측면에서 노력해야 합니다.

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구매직, 특정 분야의 전공자가 꼭 필요해요

구매직은 특정 전공과 분야 출신의 구매담당자를 꼭 필요합니다. 일반적인 자재의 경우 상경계열을 더 많이 모집하기는 하지만, 위에서 여러 번 말씀드렸다시피 전문적인 기술 검토를 해야 하는 품목이라면, 특정 분야 출신의 전공자가 늘 있어야 합니다. 구매 의뢰와 견적의 검토에 있어서 더더욱 그러합니다.

덧붙여 구매직에서 특정 분야 출신의 구매 담당자를 뽑는 것은 회사에서 그러한 지식이 필요한 품목을 구매하려고 하기 때문입니다. 해당 업무를 맡길 것이기 때문에 자기소개서에 관련 분야 자재 및 기술 품목에 대해 지원자의 지식을 적절히 표현하셨으면 좋겠습니다. 

건설 업종으로 말하자면 먼저 회사에서 뽑는 직군이 건축, 토목 같은 건설 부분인지, 공장을 짓는 플랜트 쪽인지를 사전에 알아보셔야 합니다, 설비 자재인 공조기, 시스템 온수분배기, 전열교환기, 시스템 에어컨 등을 구매하게 될 테니 그쪽 자재에 대한 사전 학습도 하셔야 하고요. 

플랜트 분야라면 Furnace, Tank, Reactor, Heat Exchanger, Mixer, Conveyor, Filter 등 다양한 플랜트 기계를 준비하시는게 좋을 것 같습니다. 특히, 그 회사가 현재 주력으로 하는 사업을 파악하시고 그 사업에 필요한 기계를 사전에 알아보셨으면 합니다. 화학물질을 생산하는 공장과 자동차를 생산하는 공장, 철근을 생산하는 공장에 필요한 기계는 각각 다르니까요.

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끝으로 구매 관련 각 분야를 파악하시면서 위에서 말한 기본적인 구매 직무를 숙지하셨으면 합니다. 이를 바탕으로 최대한 원가절감에 이바지할 수 있다고 자신의 강점을 드러내시길 바랍니다. 나아가 현재 멘티님께서 아직 보유하고 있지는 않은 거로 보이는데요, 플랜트 구매는 해외 설비 수입도 종종 있어서 국제무역사나 무역 영어 1급 등의 자격증도 취득하시거나 앞으로 그럴 예정임을 표현하셨으면 합니다.  

인문 및 상경계열보다 부족한 언어 협상력을 치밀한 분석으로 전문성을 확보하며, 구체적인 협상으로 보완할 것이라고도 말씀하세요. 실제로 대부분 업무가 문서로 주고받기 때문에 시쳇말로 말빨보다는 문서화 할 수 있는 능력이 있다는 점을 드러내세요. 

일단 여기까지 말씀드리고요, 더 필요한 내용이 있으면 또 질문해주세요. 건승하시길 바랍니다!